COVID19 Salgın Süreci Aydınlatma Metni

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN COVİD19 SALGIN SÜRECİ AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu; Würth Sanayi Ürünleri Ticaret Limited Şirketi (Adres: Eski Silivri Cad. No: 46 34535 Mimarsinan Büyükçekmece/ İstanbul, Tel: (0212) 866 62 00, Faks: (0212) 866 63 84 - 85, Web sitesi: www.wurth.com.tr, Email: info@wurth.com.tr, Mersis No: 0926003290600337) tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u (Bundan sonra “KVKK” olarak ifade edilecektir.) ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (Bundan sonra “Tebliğ” olarak belirtilecektir.) uyarınca ilgili kişilerin Covid19 Salgın Hastalık süresince kurumumuz ile ilişkilerinde kişisel verilerinin korunmasında izlenecek usul ve esaslar hakkında bilgilendirme amacıyla işbu aydınlatma metni düzenlenerek ilan edilmiştir.

KVKK Madde 10: “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11’inci maddede sayılan diğer hakları konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.”

Kanunda Yer Alan Temel Tanımlar

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Covid19: Dünya Sağlık Örgütü tarafından pandemi olarak ilan edilen ölümcül sonuçları olan salgın hastalık.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir. İşbu metin kapsamında veri sorumlusu, Eski Silivri Cad. No: 46 34535 Mimarsinan Büyükçekmece/ İstanbul adresinde mukim Würth Sanayi Ürünleri Ticaret Limited Şirketi’dir.

Veri kayıt sistemi (VERBİS): Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

İşlenen Kişisel Veriler

Kurumumuzca, ilgili kişilere ilişkin kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. İşlemeye konu kişisel veriler şunlardır:

a. Seyahat Verileri: Konaklama ve Seyahat bilgisi.

b. Sağlık Verileri: Vücut Isısı Ölçümü, Kronik Rahatsızlık Bilgisi, Covid19 Belirtileri, süresiz HES Kodu.

Würth Sanayi Ürünleri Ticaret Limited Şirketi’nin Kişisel Verileri İşleme Amacı

KVKK’nın 10. maddesi ve Tebliğ’in 5. maddesi kapsamında KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak ilgili kişilerin kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilmektedir:

Kamu Sağlığı için gerekli önlemlerin alınması
İş güvenliğinin temini, işin yönetimi, denetimi ve ifası
İş Süreçlerinin İyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi
İş Kanunu ve diğer tüm mevzuatlar kapsamında sözleşme süreçlerinin yürütülmesi
Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerine, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilebilmesi
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan hakların kullanılabilmesi
Adli ve idari soruşturmalar kapsamında ilgili makamın talep etmesi ve cevap verilmesinin zorunlu olması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi
Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
Fiziksel mekân güvenliğinin temini

Özellikle çalışan ve ziyaretçi/misafir/firma görevlilerinin HES Kodlarının alınması kamu sağlığının korunması amacını taşımaktadır.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel veriler, Covid19 Salgın hastalık süresince hukuki ilişki kurulması sırasında doğrudan ilgili kişiden ve yasal mercilerden elde edilmektedir. Bu kapsamda kişisel veriler; vücut ısısı ölçüm aletleri, elektronik posta, araçlar üzerinden ve yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamlardan Kamu Sağlığı Tedbirleri gözetilerek toplanabilmektedir.

KVKK’nın 5. maddesinde yer alan hüküm uyarınca kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Kanun istisna olarak açık rıza aranmayacak halleri belirtmiştir. Kanunda açık hüküm bulunması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda açık rıza aranmaksızın kişisel veriler şirketimiz tarafından işlenebilecektir.

Würth Sanayi Ürünleri Ticaret Limited Şirketi’nin faaliyetlerini sürdürebilmesi için KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları kapsamında ve ilgili sair mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için yukarıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.

Çalışanlara ait süresiz HES kodları mail yoluyla İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı Hasan Masmas tarafından talep edilecek ve toplu olarak her gün e-devlet üzerinden HES kodu sorgulaması yapılarak HES sistemi üzerinde riskli olan çalışanların karantina veya sağlık kuruluşuna yönlendirilmesi sağlanacaktır.

Ziyaretçi/misafir/firma çalışanlarının süresiz HES karekodları ise güvenlik personeli tarafından sistem üzerinden kontrol edilecek ve HES sisteminde riskli olan kişiler veri sorumlusunun işyerine alınmayacaktır.

Kişisel Verilerin Kimlere Ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

İlgili kişilerin kişisel verileri, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen veri aktarma ve işleme şartları ile yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; hissedarlarla, veri sorumlusu içinde ve hizmet alınan özel hukuk kişileriyle (iş sağlığı ve güvenliği uzmanı, insan kaynakları, güvenlik, sağlık -hastaneler-, iş güvenliği, hukuk konularında) ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

KVKK hükümlerine uygun olarak, işbu “Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni” nde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz, KVKK madde 7/f.1.’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında (Covid19 Salgın Süreci sona erdiğinde) ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zaman aşımı süreleri dolduğunda, tarafımızca silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilecektir.

Bu noktada ziyaretçi/misafir/firma çalışanlarının HES kodları güvenlik tarafından riskli olup olmadıkları kontrol edildikten sonra imha edilecektir.

İlgili Kişinin Hakları

İlgili kişi, kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, kurumumuzca talebe bağlı olarak kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da düzeltilmesi halinde aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Başvuru Hakkının İstisnaları

Kanun’un 28/2 hükmü uyarınca, aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, ilgili kişilerin Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan yararlanmaları mümkün olmayacaktır.

Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

Başvuru Yöntemi ve Formu

İlgili kişi, yukarıda sayılan haklarına ilişkin başvurularını Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak yapabilecektir.

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde sayılan haklar kapsamındaki talepler, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereğince, www.wurth.com.tr/kvkk adresindeki formun doldurulması suretiyle ve/veya aşağıda açıklanan yöntemlerden biri ile şirkete iletilebilecektir. Şirkete iletilen başvurular, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince, talebin niteliğine göre, talebin Şirkete ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. Başvuruya ilişkin cevaplar, KVKK’nın 13. Maddesi gereğince, yazılı ve elektronik ortamdan başvuru sahibine ulaştırılacaktır. Talebin kabul edilmesi ya da gerekçesinin açıklanarak reddedilmesi halinde cevap, talep sahibine elektronik ortamda ya da yazılı olarak bildirilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde firmamızca gecikmeksizin gereği yapılacaktır.

	Başvuru Yöntemi	Başvuru Yapılacak Adres	Başvuruda Yer Alması Gereken Bilgi
1. Yazılı Olarak Başvuru	Islak imzalı şahsen başvuru, kargo, posta veya noter vasıtasıyla	Eski Silivri Cad. No: 46 34535 Mimarsinan Büyükçekmece/ İstanbul	Başvuruda; a) Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir. Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.
2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile	Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile	wurth@hs03.kep.tr	Başvuruda; a) Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir. Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.
3. Şirket Sisteminde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru	Würth sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle	kvkk@wurth.com.tr	Başvuruda; a) Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir. Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.
4. Şirket Sisteminde Bulunmayan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru	Mobil imza/e-imza içerecek biçimde Würth sisteminde bulunmayan elektronik posta adresi kullanmak suretiyle	kvkk@wurth.com.tr	Başvuruda; a) Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Yazılı başvurularda, veri sorumlusuna veya temsilcisine evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir. Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.

Talebin kabul edilmesi ya da gerekçesinin açıklanarak reddedilmesi halinde cevap, talep sahibine elektronik ortamda ya da yazılı olarak bildirilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde firmamızca gecikmeksizin gereği yapılacaktır.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ Md. 7

Ücret: Başvuruya yazılı olarak cevap verilmesi durumunda, 10 sayfaya kadar ücret alınmayacak olup 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilecektir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyeti tutarında bir ücret talep edilebilecektir.